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论如何提高企业信息化效率

www.sme.gov.cn 2013-04-24 访问次数:0
  企业信息化是指企业借助电子技术、计算机技术、通信技术等一系列现代化技术,充分利用企业内外信息资源,实现企业的资金流、物流、作业流、信息流的数字化、网络化管理,实现企业运行的自动化和企业制度的现代化,提高企业生产、经营和管理水平,增强企业竞争能力的过程。
  一、 企业信息化的内涵
  企业信息化总体可以分为两大部分:一是工程信息化,即设计、生产过程信息化,通过设计、生产信息化达到生产的自动化;二是管理信息化,即通过自动化代替人的劳动。主要就是建立管理信息系统(MIS)、办公自动化系统(OA)以及决策支持系统(DSS)、专家系统(ES)等一些应用管理系统。
  二、 企业信息化的意义
  (一) 降低成本和提高效率
  各类管理信息系统的建立和设计、生产过程的信息化,可以极大地减少人力资源的投入、降低库存、降低不合格品率,信息化使产品的设计、生产、销售和服务的时间缩短,大大地节约了时间成本。
  (二) 加快产品和技术创新
  在信息高速发展的今天,信息现今可以全面快速地传递。信息的流动创造了无限机遇,缩短了企业和企业之间的距离,提高了企业获取新技术、新工艺、新产品的速度,使企业自身的科研开发能力和效率大大提高。
  (三) 提高企业管理水平
  通过运用一系列系统软件,使企业在获取、传递、利用信息资源方面更加灵活、快捷、全面和开放,人的行为和企业经营流程组合成一个整体系统,形成信息、决策、行为三者高度集成化,从而增强了决策者信息处理能力和方案选择能力,减少决策过程中的不确定性、主观性,增强了决策的科学化、合理化,提高企业管理水平。
  三、 当前企业信息化建设效率低的主要原因
  (一) 企业对信息化的建设认识缺乏
  企业管理信息量大、形式多样、来源复杂,信息内容和处理要求又涉及广泛的学科和领域。因而,管理信息化要实现各级管理决策目标必是一个规模庞大、结构复杂、具备多种功能、实现多个目标的大系统,就现有的企业管理信息系统而言,其信息处理内容的广泛性和系统结构的复杂性也是一般工程技术系统难以比拟的。
  在信息化建设过程中,企业或是对信息化的认识不准确,或是信息化建设的介入程度不到位。尽管目前很多企业都不同程度地开展了信息化建设,但并非所有的企业对于信息化的建设有全面、透彻的了解,甚至于在认识上存在着误区:认为拥有几台电脑,能够上网了,拥有企业网站了,建一个财务管理信息系统或买了ERP了就算实现信息化了。
  企业信息化决不仅仅是建立一两个信息系统或者使用一些计算机软件,而是在企业传统经营内容的基础上以信息为核心,以各种信息系统为工具,将现代信息技术应用于企业整个经营管理和决策的过程。
  (二) 供应商的信息化解决方案对企业的需求定位不准
  企业内部业务流程不规范、没有统一的标准,需要信息化软件的功能模块能有效地贯穿于企业运作的各个过程,这样才能使信息化建设所花费的成本在发挥资源整合后的优化效果中得到补偿,这也就要求软件表现出来的业务流程,既要合乎业务运作逻辑,还要适应企业的生产实际需要。所以不能以软件为中心,否则就会明显违背业务逻辑和管理原则。
  从根本上说,软件系统问题是软件的商品化问题。信息化解决方案供应商在向企业推销解决方案时,往往以销售软件产品为目的,他们看中的只是自身产品的市场占有率以及同行业之间的竞争,而不是真正帮助企业改进生产管理中的缺陷,使自己的产品能与企业生产的特点相结合,起到帮助企业提高生产效率的目的。这也是众多企业信息化建设失败的原因之一。
  信息化解决方案供应商如何在企业信息化这个问题上正确引导和帮助企业理顺内部管理和生产流程,使企业真正意识到信息化能给企业带来怎样的竞争优势,这是企业信息化建设成功的一个前提条件。
  (三) 企业内部资源有限,信息化建设成本高、周期长的问题较为突出
  1. 企业内部自身资源不足
  当前,很多企业在信息化的资源配置不足是信息化建设一大障碍,例如机构不完善,资金投入不足,人员配置不到位等等。人是企业最核心的资源,没有相应的人才,任何先进的技术和管理手段只能是流于形式,企业信息化也只能是空谈。推进企业信息化,人才是根本。但是,由于很多企业薪酬制度、考评制度、发展状况等原因,导致企业信息化人才流动性大,难以留住人才。
  信息化不仅仅是信息技术问题,还是管理问题。现从事企业信息管理工作的人员中,大多是纯粹的计算机技术人员,对于管理方面的知识较欠缺,不能适应信息化要求。信息化需要既善于经营管理又懂现代信息技术还具有先进管理理念的复合型人才。企业信息化是一项长期的工程,而软件商为企业提供的免费服务是短期的,信息技术的发展也是日新月异。因此,要保证信息化系统的有效运转,企业一定要有自己的技术与管理人才。
  2. 信息化项目建设成本高
  软件实施开发、后期服务都是企业信息化建设成本提高主要原因,信息化系统软件在实施完成之后,要随着市场变化等原因对系统进行更新升级调整。这些都需要企业支付相当数量的维护、更新等费用。较高的企业信息化成本使一些资金并不雄厚的企业望而兴叹,驻足不前。企业信息化系统软件价格普遍较高,对环境要求也高,超出相当数量企业的经济承受能力和管理基础环境。目前,市场上大部分管理软件都是通用的,软件商为企业量身定制的能力较弱,其服务与企业的要求也有较大差距,软件商“以我为主”的服务理念使企业需要的更全面、更完善的服务并不能得到较好的满足。
  四、 提高企业信息化效率的途径
  企业由于受到资金预算少、缺乏专业的技术支持人员、决策时间长等问题的困扰,企业的信息化普及率一直不高。同时,现今较多企业灵活多变、发展迅速,急需专业的系统和服务来帮助其提高工作效率、提升管理质量、降低运营成本,因此企业利用自身的优势,充分挖掘内部潜力提高信息化发展的工作效率就显得尤为重要。
  (一) 建设企业内部良好的信息化运作机制
  1. 做好信息资源的基础管理工作
  企业信息化的实施需要足够的基础支持,企业就必须强化基础管理工作,包括财务管理、仓库管理、质量管理、生产管理,计量管理等,做到数据准确、齐备、客观、及时。
  2. 做好信息化建设准备工作,落实企业信息化建设资金
  企业资金投入不足是制约企业信息化的首要因素,而且企业信息化是一项投资长期的综合性工程。因此,在进行企业信息化建设时,必须对其包括技术、经济等诸多方面进行可行性研究,做出详细的投资预算。
  3. 注重规划,保持建设的可持续性
  企业信息化是一个系统复杂、实施难度大、应用周期长等特点的企业系统工程,必须建立健全规划管理体系和运作机制。综合全局考虑建设方案,避免信息孤岛等现象的发生。
  4. 信息化绩效评价体系要完整有效
  企业在评价自己的信息化建设成效的时候要根据自己企业的业务特点来建立自己的绩效评价体系。信息化绩效评价体系不是一劳永逸的事情,需要不断适应需求变化,不断完善。
  (二) 积极营造企业信息化建设良好的外部环境
  (三) 长期经验证明,政府的支持、鼓励和引导在企业信息化建设中至关重要。政府对信息化建设环境的改进和完善包括:网络基础设施建设、配套体系的建立和完善、网络安全以及制定法律、法规等,并通过组织企业管理者参加先进管理系统的培训、宣传推广企业信息化的具体做法和成功经验、信息化示范工程的建设等各种方式对信息化建设进行直接倡导和推动,从而为企业信息化建设营造一个良好的环境。政府还可通过行政影响,整合资源、维护良好的市场经济环境,提供一定的项目资金支持。
  (四) 建设适应信息化发展的和谐高效的组织机构
  1. 建立企业信息化决策管理机构
  企业信息化建设是一个长期连续不断改进的过程,因此应建立一个由管理人员、规划人员、系统分析人员、运筹人员、计算机人员等成员组成的决策管理机构。在项目决策时,由该机构会同有关部门进行详细的调研、论证,分析需求,明确目标,并听取多方意见,从而增加决策透明度,提高决策的科学性。信息化决策管理机构要形成全员参与的“一把手”工程。信息化建设是为了配合企业经营目标的实现,因此“一把手”的参与是必需的。只有高层领导重视,在各个部门的参与下,全体员工的积极配合下,才能使信息化实施获得成功的可能。
  2. 以企业为主进行集成开发,重视自身信息化队伍的建设
  企业信息化中所采用的模式或系统都是人机一体的系统,它需要既精通信息技术又掌握管理知识的综合性的信息人才。信息化建设企业应该起主导作用,是否有高素质的应用和维护人员直接影响信息系统应用水平。信息系统的实施过程,不能过于依赖软件公司,要确保在实施阶段企业能够培养出自己的信息系统管理和维护的人才。这就要求供应商在实施硬件、网络、软件安装调试的同时,要为企业培养熟练操作和具有一般系统维护知识的技术力量,其中包括各个岗位的熟练操作员、系统硬件网络简单故障维护人员,以及熟悉本企业实际业务、具有相应知识的信息数据管理分析人员等。
  3. 进行客观需求分析,降低实施风险
  信息技术的成熟及成本下降使得企业提高信息化水平与工作效率的积极性进一步提高。与此同时,网络化发展为企业利用信息,迅速发展创造了极为有利的条件。信息资源是信息化的基础,开发利用信息资源是信息化的核心。企业在准备信息化建设之前,需要理性客观地进行需求分析:企业当前最迫切需要解决的问题是什么,实施信息化能否解决这些问题;人、财、物等内部资源能不能支持信息化的实施;基础管理工作有没有理顺;各种资源能否得到有效地整合等等。
  企业的信息化项目投资与企业战略目标的一致性已成为构筑企业核心竞争力的关键性问题。由于企业目标变化太快,很难保证信息化实施与业务战略目标始终保持一致,因此需要将企业内外各种有限资源进行协调,确保各类信息技术的有效应用和信息系统间的充分集成,为信息化的数据管理与信息管理提供建设基础,进而将信息化建设由提高效率阶段提升到价值转换阶段和寻找机会阶段,促进企业更加健康、快速的发展。